Jak software house z Lublina zdobył kontrakt rządowy na 2,3 mln zł

Strach przed urzędową machiną i 182 strony ryzyka

Firma z Lublina, nazwijmy ją LogicFlow, od 6 lat zajmowała się głównie outsourcingiem dla klientów z Niemiec i USA. Nigdy wcześniej nie startowali w polskim przetargu publicznym, bo krążyły o tym legendy – że trzeba mieć znajomości, że papiery są nie do przejścia, że jeden błąd przekreśla miesiące pracy. Kiedy pojawiło się ogłoszenie na system zarządzania ruchem dla jednego z urzędów wojewódzkich, wiedzieli, że technologicznie są najlepsi, ale formalnie czuli się jak dzieci we mgle. Prawda jest taka, że w świecie IT kod broni się sam, ale w świecie zamówień publicznych, to dokumentacja jest Twoją pierwszą i najważniejszą linią obrony.

W połowie września 2023 roku, podczas naszej pierwszej kawy w ich biurze, przeanalizowaliśmy Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ). Największym problemem nie był moduł sztucznej inteligencji, który mieli zbudować, ale wymóg wykazania się trzema wdrożeniami o wartości minimum 480 000 PLN każde w ciągu ostatnich 3 lat. LogicFlow miał świetne projekty, ale ich faktury były wystawiane w euro, co przy zmiennym kursie NBP mogło stać się pułapką. Musieliśmy przeliczyć każdą płatność co do grosza, sprawdzając tabele kursowe z konkretnych dni, żeby żaden urzędnik nie miał podstaw do odrzucenia wniosku już na starcie. Szczerze mówiąc, bez tego nudnego sprawdzania cyferek, ich oferta wyleciałaby do kosza w pierwszej godzinie analizy.

W świecie zamówień publicznych kod broni się rzadko. To dokumentacja jest Twoją pierwszą i najważniejszą linią obrony.

Krytyczny błąd, który znaleźliśmy 3 dni przed terminem

Mówimy prosto o trudnych przepisach, więc nie będziemy owijać w bawełnę: biurokracja nie wybacza. Podczas audytu roboczego dokumentacji LogicFlow, który przeprowadziliśmy 12 października 2023, nasi analitycy zauważyli, że jeden z podwykonawców nie dostarczył aktualnego zaświadczenia z KRK (Krajowy Rejestr Karny). Dokument był starszy o 4 dni niż dopuszczał regulamin. Dla programisty to tylko data, dla urzędnika to powód do wykluczenia całej oferty wartej 2,3 mln zł. Sytuacja była napięta, bo termin składania ofert mijał za 72 godziny, a systemy informatyczne urzędów często lubią się zawiesić w najmniej odpowiednim momencie.

Zamiast panikować, wdrożyliśmy nasz sprawdzony protokół. Wyliczyliśmy, że mamy dokładnie 11,2 godziny na zdobycie nowego dokumentu i podpisanie go certyfikowanym podpisem elektronicznym przez prezesa podwykonawcy, który akurat był na konferencji w Madrycie. W Srivakula Gov Affairs nie wierzymy w domysły, więc sprawdziliśmy wszystkie możliwe ścieżki prawne. Ostatecznie udało się przesłać dokument 47 minut przed zamknięciem portalu zakupowego. To pokazuje, że sukces w GR to nie tylko wielkie strategie, ale przede wszystkim pilnowanie terminów i detali, o których inni zapominają w ferworze walki o kontrakt.

Zaświadczenie starsze o 4 dni mogło kosztować firmę kontrakt wart 2,3 mln zł. Detale to nie estetyka, to być albo nie być.

Jak rozmawiać z urzędem bez lania wody

Wiele firm IT popełnia błąd, wysyłając do urzędów handlowców przeszkolonych w technikach sprzedaży z Doliny Krzemowej. Urzędnik nie chce słuchać o 'synergii' czy 'rewolucyjnym podejściu'. On chce wiedzieć, czy system spełnia wymogi ustawy o dostępności cyfrowej i czy serwis zadziała w 4 godziny od zgłoszenia usterki. Pomogliśmy LogicFlow przetłumaczyć ich techniczny język na język konkretów prawnych. Zamiast pisać o 'niesamowitej wydajności', wpisaliśmy twarde parametry: obsługa 1 240 zapytań na sekundę przy obciążeniu procesora nieprzekraczającym 64.7%. To są fakty, które urzędnik może wpisać w tabelkę i odhaczyć.

Nasza współpraca opierała się na zasadzie: Twoje IT, nasze papiery. Podczas sesji pytań do SWZ (których wysłaliśmy aż 34), nie pytaliśmy o błahe sprawy. Uderzyliśmy w niejasne zapisy dotyczące kar umownych, które mogły zrujnować software house w przypadku opóźnienia dostawy sprzętu od dostawców zewnętrznych. Wywalczyliśmy zmianę zapisów, dzięki czemu kary zostały ograniczone do 9.8% wartości kontraktu, zamiast pierwotnie proponowanych 25%. To realne bezpieczeństwo finansowe, które pozwoliło właścicielowi firmy spać spokojnie, gdy w listopadzie 2023 roku ruszyły pierwsze prace wdrożeniowe.

Finał: 97.4 punktu i podpisana umowa

Ogłoszenie wyników nastąpiło 14 listopada 2023 roku. LogicFlow zdobyło 97.4 punktu na 100 możliwych, pokonując siedmiu innych oferentów, w tym dwie duże korporacje, które od lat 'siedziały' w zamówieniach publicznych. Kluczem nie była najniższa cena – firma z Lublina była trzecia w rankingu cenowym. Wygrali dzięki kryteriom pozacenowym: dłuższemu o 13 miesięcy okresowi gwarancji oraz lepszemu opisowi funkcjonalności bezpieczeństwa danych. Te elementy przygotowaliśmy wspólnie, analizując każdy punkt regulaminu przez 3.2 godziny dziennie przez trzy tygodnie.

Dziś system działa, a firma z Lublina zatrudniła 5 nowych osób do obsługi tego i kolejnych zleceń rządowych. Przekonali się, że polska administracja to trudny, ale bardzo stabilny płatnik, o ile gra się według ich zasad. Dla Srivakula Gov Affairs to kolejny dowód na to, że sprawdzanie faktów, a nie domysłów, zawsze przynosi zysk. Jeśli Twój software house boi się biurokracji, pamiętaj: urzędnicy to też ludzie, tylko czytają inne książki niż Ty. My te książki znamy na pamięć i chętnie pomożemy Ci napisać Twój własny rozdział o sukcesie w przetargu.

Ten przypadek pokazuje też coś jeszcze. W 2024 roku nie wystarczy być dobrym w Pythonie czy Javie. Trzeba umieć poruszać się w prawie cyfrowym, które zmienia się średnio co 8 miesięcy. LogicFlow zainwestowało w nasze wsparcie ułamek kwoty kontraktu, a zyskało stabilność na najbliższe 3 lata. Nie obiecujemy cudów, ale gwarantujemy, że Twoja oferta przejdzie przez sito formalne bez zająknięcia. Nasza stawka jest stała, a zasady jasne od pierwszego dnia współpracy.

Wygrali, mimo że nie byli najtańsi. W przetargach IT liczy się precyzja opisu usług, a nie tylko cena.