Odblokowanie 3 projektów e-zdrowia dla klienta z Gdańska
Klient czekał 8 miesięcy na akceptację dokumentacji. Po naszej interwencji i zmianie architektury informacji, urzędy wydały zgodę w 14 dni.
Firma z Gdańska utknęła w martwym punkcie. Trzy kluczowe projekty z branży e-zdrowia leżały w urzędzie od sierpnia 2023 roku. Pokazujemy, jak Srivakula Gov Affairs przebudowała dokumentację, żeby urzędnik nie miał wyboru i musiał podpisać zgodę.
Wyzwanie
MediTech Solutions to nie jest mała firma, zatrudniają 23 programistów. Mieli gotowy kod i sprawne systemy, ale dokumentacja techniczna od 8 miesięcy krążyła między biurkami w Warszawie. Urzędnicy co chwila prosili o wyjaśnienie standardów bezpieczeństwa danych, mimo że wszystko było w porządku. Każdy miesiąc zwłoki kosztował firmę około 42 700 PLN samych kosztów utrzymania gotowego zespołu. Inwestorzy zaczynali pytać, czy projekt w ogóle wystartuje przed końcem 2024 roku. Szczerze mówiąc, sytuacja wyglądała na beznadziejną.
Podejście
Weszliśmy do gry w marcu 2024. Zamiast pisać kolejne 50-stronicowe pismo, zrobiliśmy audyt 124 stron dokumentów, które już wysłali. Okazało się, że język techniczny IT był kompletnie niezrozumiały dla osób od przepisów. Nasz zespół (prawnik, analityk IT i specjalista od GR) przebudował całą ścieżkę komunikacji. Skupiliśmy się na mapowaniu ryzyk, których urzędnicy bali się najbardziej. Mówimy prosto o trudnych przepisach, więc wycięliśmy żargon programistyczny i zastąpiliśmy go konkretami prawnymi.
Rozwiązanie
Srivakula Gov Affairs zmieniła architekturę informacji w dokumentacji. Zamiast opisywać algorytmy, pokazaliśmy schematy obiegu danych, które idealnie pasowały do polskich wytycznych e-zdrowia z 2023 roku. Przygotowaliśmy też pakiet odpowiedzi na pytania, które jeszcze nie padły. Gdy tylko urzędnik otwierał teczkę, miał przed sobą gotowy scenariusz akceptacji. Nie było już miejsca na domysły czy prośby o uzupełnienie braków. Sprawdzamy fakty, nie domysły, więc każdy argument podparliśmy konkretnym paragrafem.
Rezultaty
Projekty ruszyły z kopyta w rekordowym tempie. Zgoda, na którą klient czekał od zeszłego roku, pojawiła się na biurku po dokładnie 14 dniach od złożenia nowej wersji dokumentów. Wynik widać w dokumentach, nie w prezentacjach.
Harmonogram
-
Marzec 2024Analiza 124 stron odrzuconej dokumentacji i identyfikacja blokad.
-
Kwiecień 2024Przebudowa schematów obiegu danych pod wymogi Ministerstwa Zdrowia.
-
Maj 2024Złożenie poprawionego wniosku i spotkanie wyjaśniające w urzędzie.
-
Czerwiec 2024Otrzymanie trzech oficjalnych zgód i start wdrożenia u pacjentów.
"Srivakula Gov Affairs po prostu wiedzieli, jak to przetłumaczyć na ich język. Zgoda przyszła szybciej niż myśleliśmy, a urzędnicy przestali zadawać te same pytania."